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Erste Dienstreise, total überfordert

JZud^i^tChDa2x6 hat die Diskussion gestartet


Hallo ihr Lieben,

mir hat Freitag einer unserer Manager eröffnet, dass ich ihn Anfang Juni einen Tag auf Dienstreise nach Frankreich begleiten soll. Ich bin Vertriebsassistentin und er will mich einem unser Kunden vorstellen.

Erst dachte ich juhu, nun kommen die Zweifel. Bin noch nicht lange in dem Job, habe erst vor zwei Jahren die Uni beendet und bin total unerfahren im Bezug auf Dienstreisen. Stelle mir jetzt lauter Fragen, wie was man am besten anzieht, wie man auftreten sollte und vor allem, was ich mit dem Manager den ganzen Tag über reden soll, die Anreise dauert schon länger (Flug und Auto). Dazu kommen die Reaktionen meiner Kollegen, die leider Freitag ziemlich böse über mich geredet haben, nachdem sie zufällig von der Dienstreise erfahren haben (habe leider keinen guten Draht zu meinen direkten Kollegen, sie habe mich von Anfang an versucht runterzmachen, suchen nach Fehlern und wollten mich eigentlich nie bei sich im Team haben, entsprechend passt es denen natürlich gar nicht, dass ich die "Ehre" habe zu einem Kunden mitkommen zu dürfen, was auch nicht so gängig ist bei uns).

Hoffe ihr habt ein paar Tipps, mir wird jetzt schon schlecht vor Aufregung wenn ich an die Dienstreise denke.

Liebe Grüße, Judith

Antworten
v@avax1


gratuliere zur dienstreise!

nachdem dein chef mitfährt, wird er dich vorstellen und das treffen so managen, dass du dir vorher nicht viel stress machen musst wie du bei dem kunden auftrittst. ihm ist sicher auch klar, dass du das noch nicht oft gemacht hast. und ach dass dann aufregung normal ist.

was du mit ihm reden kannst: das ergibt sich meist von selbst (er ist ja auch noch da). wenn nicht bieten sich job, uni/studium, reisen, fragen wie so ein treffen normalerweise abläuft, wie man sich dort verhält ggü den kunden und was die schwierigkeiten sein können, was bei dem treffen konkret geplant ist etc. an. man muss auch nicht die ganze reise reden, denn meist gibt es im flugzeug noch dinge vorzubereiten und ein bisschen entspannung vor einem meeting tut auch gut.

kleidung: wie bei euch/in deiner branche bei meetings mit externen üblich (blazer?, pulli?, kostüm?,..)

mit dem ärger deiner kollegInnen wirst du whsl in der hinsicht leben müssen. ich würde, wenn die sprache darauf kommt, sagen dass du es toll findest, dass du als "neue" mitbekommen konntest wie so etwas abläuft. aber allgemein solltest du dir vielleicht überlegen, wo es ansatzpunkte gibt das zu ändern. denn immer mit leuten zusammenzuarbeiten, mit denen man sich nicht gut versteht ist schwierig.

alles gute!

SFyviDsa


Hallo,

klingt doch alles gut :-) Ich bin ähnlich lange im Job wie du und mache mir auch immer einen riesigen Kopf vor solchen Terminen, obwohl das bei uns eher üblich ist.

Ich würde den Manager auf jeden Fall ein paar Tage vorher noch mal kontaktieren und nachfragen, wie du dich auf den Termin vorbereiten sollst. Dann wird er ja zumindest sagen, ob du in erster Linie freundlich dabei sitzen sollst und der Zweck des Ganzen ist, dass die Kunden dich schon mal gesehen haben und deswegen nicht beleidigt sind, wenn du in Zukunft statt ihm einen Teil der Kommunikation übernimmst. Darum geht es bei uns meistens bei solchen Terminen. Oder er will, dass du irgendeinen konkreten Gesprächsteil übernimmst/eine Präsentation vorbereitest etc. – in dem Fall würde ich so konkret wie möglich nachfragen und ihn besser im Vorfeld etwas nerven, als dass es dann vor Ort Missverständnisse gibt.

Was denkst du, was der Manager anhaben wird? Anzug und Krawatte? Dann zieh deine Klamotten vom Vorstellungsgespräch noch mal an ;-) Wenn ich mir unsicher bin, greife ich meistens zu Stoffhose mit mittelschicker Bluse und habe dann einen Blazer im Gepäck, den ich spontan überwerfen kann und dann gleich formeller aussehe. Aber das hängt ja sehr davon ab, was bei euch in der Branche üblich ist.

Ansonsten, wenn es wirklich nur darum geht, dass die Leute dich kennen lernen, kannst du wohl eher entspannt sein, freundlich gucken, bisschen Smalltalk und sicherheitshalber alle Unterlagen, die den Kunden betreffen, dabei haben – kommt gut, wenn irgendwas gesucht wird und du das dann aus der Tasche ziehen kannst :-) Guck auf jeden Fall, dass du ein paar souveräne Sätze über dich persönlich und deine Rolle in dem betreffenden Projekt sagen kannst und möglichst genau weißt, was das Ziel dieses konkreten Treffens ist. Dann ist die Gefahr, dass du auf irgendwas mit "Keine Ahnung" antworten musst, schon ziemlich minimiert.

Wenn ich mit meinem Chef unterwegs bin, redet der schon von selbst. Ehe ihr euch anschweigt, würde ich ihm ein paar Fragen über den Termin stellen, ob er oft unterwegs ist, was er da schon so erlebt hat und so, dann ergibt sich ja meistens irgendein Thema, wie mit anderen Leuten auch.

Was die Kollegen angeht – klar, damit angeben würde ich nicht. Wenn dich einer fragt, kannst du ja sagen, dass du das sehr spannend findest und ein bisschen aufgeregt bist, dann kommt es jedenfalls nicht arrogant rüber. Und ansonsten, mach halt deinen Job, es ist ja nicht dein Problem, was die denken.

Viel Spaß jedenfalls!

JgudiethDax26


Hallo ihr Beiden,

schon einmal vielen lieben Dank für eure Antworten, ich bin schon etwas beruhigter :-).

Vorbereiten tuen wir das Gespräch momentan schon, ich habe einen Teil zugeteilt bekommen, den ich übernehmen soll und soll mir noch überlegen, ob ich den Kunden noch irgendwas fragen möchte, was mir dann auch die Zusammenarbeit erleichtert oder was eben wichtig wäre für mich zu wissen. Habe allerdings leider auch momentan etwas das Problem, dass der Manager viel von "seinem" Teil versucht auf mich abzuschieben, Judith machen Sie mal dies oder jenes, vergleichen Sie doch mal die Zahlen... Es macht mir total Spaß, auch wenn ich mich in viel neu reindenken muss, da es nicht mein normales Aufgabengebiet ist. Habe nur etwas Angst, dass er sich zu viel auf mich verlässt, versuche es natürlich bestmöglich zu machen, aber es ist wirklich mein erstes Mal, dass ich ein Meeting dieser Art vorbereite (was er auch weiß). Hoffe daher natürlich, dass alles gut klappt, da es für mich beruflich sehr von Vorteil wäre, dass er ein gutes Bild von mir hat.

Ich denke von der Kleidung her ist schon etwas förmlicheres angebracht, die Männer haben bei uns immer Anzug an wenn Kunden im Haus sind, da wird es bei dem Kundenbesuch wohl ähnlich sein. Ich überlege nun ob Hosenanzug oder ob auch Rock+Bluse gehen würde?

Denkt ihr ich sollte mit dem Manager irgendeinen Treffpunkt am Flughafen ausmachen oder geht man dann einfach ans Gate und trifft sich da? Er hat in der Richtung bisher nur angesprochen, dass ich dann einen Tag vorher für uns den Online-CheckIn machen soll und ihm sein Boardkarte mailen.

Meine lieben Kollegen sind leider wirklich eine unüberwindbare Hürde für mich im Moment, da ich nicht weiß, wie ich die Situation verbessern könnte. Die Dienstreise hat leider wieder dazu geführt, dass mein Beliebtheit bei denen noch weiter gesunken ist und ich bin niemand der mit so etwas angeben würde. Musste denen nur Bescheid geben, dass ich dann einen Tag nicht da bin im Juni, was ich wirklich neutral getan habe, aber die Blicke haben leider schon wieder genau verraten, was die darüber denken. Naja, es sind zwar meine direkten Kollegen, aber es gibt auch noch genügend mit denen ich ein super Verhältnis habe.

Liebe Grüße, Judith

wNhite %magic


Auf jeden Fall Ersatzklamotten einpacken, am besten auch vorher kucken, ob bügelfrei. Ansonsten einen entsprechenden Koffer besorgen, damit die Sachen top aussehen nach dem entpacken. Im Hotel sonst den Bügelservice buchen. Es gibt nichts schlimmeres als dreckige, oder fleckige oder knitterige Kleidung.

Wenn du die Assistentiin bist, gehört es zu deinen Aufgaben die Abreit von dem manager zu übernehmen. Als ich die Assistenz vertretungsweise gemacht habe, hat mein Chef noch nicht mal selber gewählt. Ich habe bei den kunden angerufen und dann verbunden, alle Unterlagen erstellt, alle briefe geschrieben ect.

Das gehört dazu und hat den Vorteil, das du voll in der MAterie bist. Du bist sein Lexikon und auch dafür da ihm die benötigten Infirmationen bereitzuhalten und zu geben. Das ist die Aufgabe der Assistentin.

Jpens 5Lovxer


Denkt ihr ich sollte mit dem Manager irgendeinen Treffpunkt am Flughafen ausmachen oder geht man dann einfach ans Gate und trifft sich da?

Normalerweise trifft man sich bei der Firma und fährt zusammen zum Flughafen. Er sollte auf dich zukommen, wie er die Reise plant.

was ich mit dem Manager den ganzen Tag über reden soll, die Anreise dauert schon länger (Flug und Auto).

Du kannst bei der Anreise alle für dich offenen Fragen zum Termin und Kunden stellen und die Stragegie und Vorgehensweise absprechen. Auch kannst du ruhig thematisieren, dass es deine erste Dienstreise ist und du dich unsicher fühlst. Als guter Chef wird er dich beruhigen und dir deine Angst nehmen.

Ansonsten warte einfach ab. Er wird sicher einige persönliche Fragen stellen, um dich besser kennenzulernen. Vielleicht ergibt sich auch ein Thema, über das ihr gemeinsam disskutiert. Ich würde mich aber eher passiv verhalten und nicht zu aufdringlich sein. Dann kannst du nichts falsch machen.

Dazu kommen die Reaktionen meiner Kollegen, die leider Freitag ziemlich böse über mich geredet haben, nachdem sie zufällig von der Dienstreise erfahren haben (habe leider keinen guten Draht zu meinen direkten Kollegen, sie habe mich von Anfang an versucht runterzmachen, suchen nach Fehlern und wollten mich eigentlich nie bei sich im Team haben, entsprechend passt es denen natürlich gar nicht, dass ich die "Ehre" habe zu einem Kunden mitkommen zu dürfen, was auch nicht so gängig ist bei uns).

Du bist aufgrund deiner fachlichen Eignung für diese Dienstreise ausgewählt worden. Das Betriebsklima solltest du aber unabhängig vom Besuch mal angehen, denn auf Dauer hält man Mobbing nicht aus. Hier wären klärende Gespräche mit deinen Kollengen notwendig. Falls die nicht fruchten, solltest du nicht scheuen, dich an deinen Vorgesetzten zu wenden.

K_adyhidPya


Ich würde mich aber eher passiv verhalten und nicht zu aufdringlich sein. Dann kannst du nichts falsch machen.

Du kannst bei der Anreise alle für dich offenen Fragen zum Termin und Kunden stellen und die Stragegie und Vorgehensweise absprechen.

Das ist in meinen Augen ein Widerspruch.

Sie wird ja vermutlich eh nochmal mit dem Chef Kontakt haben, ob nun persönlich oder elektronisch (er bekommt ja von ihr die Unterlagen). Da würde ich die Fragen schon einstreuen, so dass sie VOR der Reise mit allem an Sachmitteln und Fakten ausgestattet ist. Der Chef hat sicher auch keinen Bock, das alles erst auf der Reise zu klären. Und je nachdem was sie für Fragen hat, kann man die ja evt direkt an die vor-Reise-bedingte Informationsübermittlung anbinden.


Pack auch ein Buch ein, möglichst kein Rosamunde Pilcher ;-) falls der Chef während der Reise selbst lesen, sich in Ruhe vorbereiten oder schlafen will.

Es sei denn, Du liest nicht gerne, dann natürlich pack kein Buch ein. Verstell Dich nicht.

Ich meinte nur, dass Du vorbereitet sein solltest, Dich selbst zu beschäftigen, und die Pilcher oder die Diättipps einer Frauenzeitschrift wirken da evt nicht so dolle. Man kann aus seinen Reise-Zeitvertreiben ja etwas wählen, was 'etwas mehr hermacht'.

JXudit}hDa2x6


Hallo zusammen,

die Vorbereitungen sind nun so gut wie abgeschlossen, Donnerstag geht es nach Frankreich. Ich bin bereits recht aufgeregt, da ich den Manager noch nicht wirklich einschätzen kann, wie er so ist, wenn man den ganzen Tag mit ihm zu tun hat. Ich bin zwar Vertriebsassistentin, arbeite aber sonst jemand anderem zu, mit dem Manager habe ich nur im Bezug auf den einen Kunden zu tun.

Er läuft eigentlich immer im Anzug herum, ich denke er wird auch im Anzug nach Frankreich fliegen. Ich habe mich nun für ein beiges Kostüm entschieden (habe ich noch von meiner Bewerbungszeit und es sieht ganz schick aus). Überlege nur noch wegen der Tasche, da ich die Unterlagen irgendwie mitnehmen muss, eine Tasche die passen würde und wo eine DIN A4 Mappe reinpasst habe ich irgendwie nicht...

Wir treffen uns dann Donnerstag früh am Gate, er will morgen dann den Online Check-In machen, dass wir zusammen sitzen und mir die Boardkarte schicken. Also werden wir dann schon im Flugzeug Gesprächsstoff brauchen :-). Ich habe nur Angst, dass wir uns irgendwie anschweigen und keinem etwas einfällt, was er sagen könnte. Bitt drückt mir die Daumen, dass Do alles klappt und er einen guten Eindruck von mir bekommt :-).

Liebe Grüße, Judith

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